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Module 4: Des intérêts et un objectif communs : les relations au sein des conseils scolaires

Dans ce module, les membres des conseils scolaires vont examiner :
  • Les relations les plus importantes au sein des conseils scolaires
  • Entre les membres du conseil
  • Avec la directrice ou le directeur de l’éducation
  • Avec la présidente ou le président du conseil
  • Avec les électeurs du conseil
  • La dynamique gagnante dans les relations
  • Comment faire du conseil une équipe performante
  • Le conseil et la directrice ou le directeur de l’éducation : une équipe de leadership efficace

Dans les organisations où il y a des échanges animés sur l’éthique et les valeurs, les gens se tiennent mutuellement responsables de vivre conformément à leurs valeurs. […] Pour susciter de tels échanges, il faut des gens qui savent qu’il existe d’autres options et qui choisissent chaque jour de demeurer au sein de l’organisation et de contribuer à atteindre ses objectifs, car cela leur importe et les inspire. Pour être un leader éthique, il est essentiel de s’engager fermement à susciter de tels échanges.[1]

INTRODUCTION

Les conseils scolaires ont déjà fourni un effort substantiel pour déterminer les valeurs ou les attributs qu’ils utilisent pour décrire le caractère distinctif de leurs écoles. C’est là un point de départ essentiel pour traiter des relations sur lesquelles repose l’efficacité de la gouvernance d’un conseil scolaire. Les valeurs suivantes sont représentatives de celles qu’adoptent de nombreux conseils scolaires : bienveillance, citoyenneté, coopération, courage, empathie, honnêteté, humilité, initiative, intégrité, justice, optimisme, ouverture à tous, persévérance, résilience, respect, responsabilité. Les conseils scolaires catholiques se réclament en outre des valeurs suivantes : amour, communauté, dignité des personnes, espérance, excellence, foi, justice et protection de la création.

Les conseils scolaires ont aussi intégré dans leurs codes de conduite des valeurs qui favorisent un comportement éthique et des normes régissant les relations entre leurs membres.

Les organisations efficaces sont fondées sur des relations solides et axées sur la confiance qui incorporent ces valeurs.

SE CONNAÎTRE D’ABORD

Dans votre travail, vous faites appel à vos qualités, vos caractéristiques et vos talents personnels, qui vous permettent de vous acquitter des responsabilités qui vous incombent depuis votre élection. En assumant le rôle de leader en éducation, vous vous êtes engagé dans un processus d’acquisition de compétences et d’apprentissage continu, de façon à apporter une contribution efficace et créative à la gouvernance d’un système scolaire où le rendement des élèves est élevé. Ce faisant, vous avez la satisfaction d’accomplir un travail enrichissant et gratifiant, dans un milieu qui accorde de la valeur à votre contribution.

Afin de contribuer efficacement à la gouvernance d’un conseil scolaire, vous devez être dans un état d’esprit et de coeur qui recherche constamment des avantages mutuels dans tous les rapports humains. Vous devez agir avec intégrité, conformément à vos sentiments profonds, à vos valeurs et à vos engagements, en vous exprimant avec courage et en respectant les idées et les sentiments d’autrui. Vous devez miser sur l’abondance, de sorte que tous puissent réaliser des gains.[2] Un point de départ essentiel consiste à examiner vos convictions, vos valeurs, vos forces et vos limites pour savoir très clairement qui vous êtes et ce qui vous motive. Cet examen doit aussi vous permettre de bien connaître les forces que vous devez mettre à profit et les compétences qu’il vous faut perfectionner.

Pour devenir conseillère ou conseiller, vous avez dû vous faire élire et obtenir l’appui de vos électrices et électeurs pour les valeurs que vous représentez et les enjeux que vous jugez essentiels à la réussite d’un système d’éducation financé par les fonds publics. Les convictions que vous avez exprimées sont à la source de la confiance que les gens vous ont manifestée en vous élisant. Si vous êtes une conseillère ou un conseiller des Premières Nations qui a été nommé par sa communauté au conseil scolaire local, votre nomination montre aussi que la communauté est confiante que vous allez bien la représenter. Pour leur part, les élèves conseillères et conseillers sont élus par les élèves pour représenter les points de vue de ces derniers et parler en leur nom à la table du conseil.

Pendant que vous vous préparez à devenir membre d’un conseil scolaire, ce que vous avez en commun avec vos électrices et électeurs renforce votre capacité de les représenter avec authenticité et de porter les enjeux de votre communauté à l’attention de l’ensemble du conseil.

IL N’Y A PAS DE « JE » DANS UNE ÉQUIPE OU UN CONSEIL

Les meilleurs conseils travaillent en équipe, en tirant parti des forces de chaque membre et en exigeant l’engagement entier de tous. (…) Les membres d’un conseil collaborent de manière optimale lorsqu’ils savent quelle peut être la contribution de chacun et qu’ils se mettent au défi de faire de leur mieux. Cela exige une confiance et un respect mutuels. Et cela prend du temps. Les membres doivent aussi préciser ce qu’ils attendent les uns des autres et se corriger mutuellement lorsque ces attentes ne sont pas remplies.[3]

Un conseil élu est un collectif formé d’individus qui doivent absolument travailler ensemble avec cohésion s’ils veulent être efficaces. La personnalité, les valeurs, les convictions, les forces et les faiblesses de chaque membre influencent le mode de fonctionnement du conseil.

Même si les élections municipales se soldent par l’arrivée d’un seul nouveau membre au conseil, il s’agit quand même d’un tout nouveau conseil, car chaque membre a de l’importance dans la dynamique et l’équilibre des forces.

S’il est important que chaque conseillère ou conseiller ait une idée juste de ses valeurs, de ses forces et de ses limites, il est tout aussi crucial pour l’efficacité du conseil que ses membres connaissent les valeurs, les forces et les limites de leurs collègues. Cela requiert des échanges véridiques sur l’éthique et les valeurs, au cours desquels chaque membre montre qui il est et « d’où il vient ». Il est ensuite possible d’en arriver à un conseil collectif dont les membres se comprennent bien entre eux et partagent des valeurs communes. C’est ce qui permet de prendre des décisions efficaces qui donnent des résultats pour l’ensemble du conseil et pour le système scolaire tout entier.

Au cours d’un débat animé sur une décision difficile ou controversée, il est bien plus facile de parvenir à une entente si chacun des membres comprend les valeurs qui animent ses collègues, s’il sait d’expérience que leur voix est intègre et s’il comprend les motifs de leur position. Un conseil élu efficace est résolu à bâtir une équipe et y met le temps qu’il faut. Les conseillères et conseillers abordent toujours les discussions avec leurs convictions personnelles. Cette dynamique est essentielle dans un contexte où la loi confère le pouvoir décisionnel au groupe : chacun des membres exerce alors un leadership efficace et éthique en contribuant à la prise d’une décision commune, au moyen de discussions empreintes de respect mutuel.

Pour se donner les moyens de travailler efficacement en tant que groupe, les membres doivent partager avec leurs collègues, au cours d’une séance où ils sont tous réunis, ce qu’ils ont appris pendant leur examen personnel de leurs forces, de leurs limites et de leurs valeurs. La synergie résultant du rapprochement de perspectives, d’informations et d’idées divergentes peut mener à des solutions plus riches, plus approfondies et, surtout, auxquelles tout le monde souscrit. Le résultat? Une équipe dont les membres forment un tout au lieu de simplement siéger à la même table.

Le conseil tout entier doit assumer la responsabilité de résoudre les situations potentiellement dysfonctionnelles. Il doit aussi s’efforcer d’adopter une dynamique suivant laquelle tous ses membres s’engagent à :

  • Prendre les décisions en collaboration
  • Bien se préparer et partager les responsabilités
  • Participer aux réunions publiques d’une manière propre à inspirer confiance à la population dans le travail du conseil
  • Privilégier les intérêts du système scolaire plutôt qu’un programme politique individuel
  • S’attacher à déterminer la valeur des initiatives au moins autant qu’à réduire leurs coûts
  • Faire preuve d’ouverture à l’égard des points de vue de leurs collègues

Par ailleurs, il faut aussi reconnaître que des conseillères ou des conseillers adoptent parfois des attitudes contre-productives sans nécessairement être conscients qu’ils créent des difficultés pour l’ensemble du conseil. En pareil cas, le premier recours d’un leader – et chaque membre d’un conseil scolaire est un leader – est de chercher charitablement à comprendre les motivations de la personne en cause. Dans la mesure du possible, une discussion entre collègues est souhaitable. Il peut se révéler utile d’avoir une conversation privée portant moins sur le problème que sur les forces et l’expertise que la personne pourrait offrir. Une autre réaction positive serait de saisir l’occasion de demander son avis à la personne dans une situation propre à la mettre en valeur. Il est toujours productif d’écouter avec attention et sincérité, et il n’est jamais productif d’aborder un problème sous un angle personnel. Si le comportement dysfonctionnel persiste au point de compromettre l’efficacité du conseil, le dernier recours est d’invoquer le code de conduite du conseil.

Avant de poursuivre, reconnaissons que la dissidence a ses avantages. Bien sûr, une personne qui n’est jamais du même avis que le reste du conseil peut compromettre le bon fonctionnement de celui-ci, mais la dissidence elle-même peut en fait être très productive et elle a sa place dans la dynamique d’un conseil. Ainsi, une divergence d’opinions force tous les intervenants à préciser leur position et peut faire en sorte que le débat soit exhaustif et réfléchi – tout comme l’information fournie pour le mettre en contexte. Un avis opposé peut donner l’occasion de procéder à un « second examen objectif » d’une question ou amener à se prononcer des personnes qui partageaient cet avis mais n’osaient pas l’exprimer. La dissidence peut contrer les effets négatifs de la « pensée de groupe » et freiner la tendance à rechercher le consensus sans envisager d’autres options qui pourraient s’avérer meilleures. Enfin, les opposants peuvent, de par leur opposition même, cristalliser les appuis pour le point de vue qu’ils combattent. Ils montrent clairement au public qui observe les discussions que le conseil respecte la démocratie.

Un élément commun à bon nombre des exemples que nous venons de donner est que personne ne se fait clouer le bec. Pour assurer sa crédibilité et la qualité de ses décisions, il importe que le conseil élu accorde de la valeur aux mécanismes de dissidence. Chaque membre du conseil a le droit d’exprimer une opinion divergente, même si celle-ci est très minoritaire ou si le membre semble avoir des motifs négatifs pour le faire.[4]

Être intègre, cela signifie aussi qu’on fait passer le plus grand bien de l’organisation et de la société avant ses propres intérêts, qu’on se préoccupe de savoir ce qui convient aux circonstances plutôt que de déterminer qui a raison.

  • NOEL TICHY AND WARREN BENNIS

CODE DE CONDUITE

Un code de conduite sert à définir les comportements acceptables, à préciser les règles à respecter pendant les discussions, à promouvoir des normes de pratique élevées et à encadrer la conduite et les responsabilités professionnelles. Il est habituellement incorporé aux politiques du conseil sous forme de règlement administratif. La Loi sur l’éducation (article 218.2) autorise les conseils scolaires à adopter un code de conduite qui s’applique à leurs membres, et elle prévoit un mécanisme permettant aux conseils de mettre en application leur code de conduite au niveau local. Le gouvernement doit aussi établir des lignes directrices pour indiquer aux conseils les dispositions minimales devant figurer dans leur code. Ces lignes directrices s’inspireront sans doute des principes que de nombreux conseils scolaires ont déjà incorporés dans leurs codes de conduite, qui traitent habituellement de questions telles que les suivantes :

Intégrité
  • Toutes les décisions doivent être prises dans l’intérêt supérieur de tous les élèves.
  • Les conseillères et conseillers doivent s’acquitter de leurs fonctions en conformité avec la Loi sur l’éducation, ses règlements et les politiques du conseil.
  • Les membres du conseil doivent prendre leurs décisions sur la foi des données à leur disposition et en exerçant leur jugement impartial. Ils doivent refuser de suspendre leur jugement sous les pressions de particuliers ou de groupes d’intérêt.
  • Les conseillères et conseillers doivent respecter les normes les plus élevées d’intégrité professionnelle et agir de manière à inspirer confiance au public dans le conseil.
Respect
  • Les conseillères et conseillers doivent exprimer leur avis personnel sur les questions à l’étude au conseil, mais ils sont tenus de le faire en respectant les opinions divergentes de leurs collègues, du personnel du conseil et des membres du public, de façon à accroître la confiance du public dans les travaux du conseil.
  • Les membres du conseil doivent étudier attentivement toute la documentation qui leur est remise pour se préparer aux discussions qui auront lieu à toutes les réunions du conseil et de ses comités.
Confidentialité
  • Les membres du conseil doivent maintenir la confidentialité de toute l’information privilégiée qui leur est communiquée dans les séances à huis clos.
Responsabilité
  • Une fois que le conseil a voté, les conseillères et conseillers sont liés par les décisions de la majorité et doivent donc soutenir publiquement les décisions du conseil.
  • Les conseillères et conseillers doivent être conscients que les fonds dépensés par les conseils sont des deniers publics et assurer une administration efficace des ressources du conseil dans l’intérêt supérieur de tous les élèves.
Conflits d’intérêts
  • Les membres du conseil doivent déclarer tout conflit d’intérêts de nature pécuniaire (direct, indirect ou présumé) touchant les questions dont est saisi le conseil ou l’un de ses comités.
Relations
  • Les conseillères et conseillers doivent représenter l’ensemble de la communauté (y compris les gens qui n’ont pas d’enfants dans le système scolaire) à la table du conseil.
  • Les membres du conseil doivent travailler avec leurs collègues dans un esprit caractérisé par le respect, l’ouverture, la courtoisie et la collaboration, même lorsqu’ils diffèrent d’opinion avec eux au cours des débats. Ils doivent aussi s’abstenir de potiner.
  • Les conseillères et conseillers doivent s’abstenir de toute remarque négative à l’endroit de la directrice ou du directeur de l’éducation ou des agents de supervision du conseil.

Un modèle utile de code de conduite se trouve à l’adresse www.opsba.org/index.php?q=system/files/Board+Members+Code+of+Conduct+%28Final+-Feb+2012%29.pdf. Pour de plus amples renseignements, voir le module 17, Élaboration d’un code de conduite.

LE PARTENARIAT ESSENTIEL ENTRE LE CONSEIL ET LA DIRECTION DE L’ÉDUCATION

Le conseil et la directrice ou le directeur de l’éducation dirigent de concert un système d’éducation qui est au coeur de la communauté. Il est donc essentiel que leur relation de travail soit positive, productive et synergique, car elle fait le pont entre la sagesse de l’électorat et l’expertise et les conseils de professionnels éprouvés.

Pour que cette relation de travail soit positive, il faut d’abord que la répartition des rôles et des responsabilités soit claire (voir le module 3). Cela fait, la relation repose sur des communications ouvertes, directes et bidirectionnelles fondées sur une confiance mutuelle. Le conseil et la personne à la direction de l’éducation doivent s’entendre sur la façon dont ils vont communiquer. Comment la direction va-t-elle s’y prendre pour rendre compte de son travail au conseil et lui transmettre de l’information, ainsi qu’à chacun de ses membres? Comment le conseil va-t-il s’y prendre pour demander des rapports et obtenir l’information qu’il désire? Les réponses à ces questions doivent être déterminées par l’ensemble du conseil et par la directrice ou le directeur de l’éducation; idéalement, elles devraient être consignées dans une politique.

À titre de partenaires en éducation qui ont travaillé ensemble pour élaborer la vision, la mission et le plan stratégique du conseil, les membres du conseil et la directrice ou le directeur de l’éducation ont jeté des bases afin de progresser dans la même direction et se sont donné les moyens voulus pour convaincre la communauté que l’éducation de ses enfants est entre bonnes mains. Il est donc essentiel qu’ils parlent d’une seule voix et s’en remettent à un seul porte-parole pour diffuser leurs messages clés dans la population.

Les relations entre les membres du conseil et les cadres supérieurs

La directrice ou le directeur de l’éducation est le seul employé du conseil élu et relève directement de lui. Il lui appartient d’attribuer des fonctions au personnel de l’organisation et de transmettre au conseil l’information fournie par le personnel. Les conseils peuvent aussi adopter des pratiques prévoyant des communications directes entre leurs membres et les cadres supérieurs. Il importe alors d’adopter une politique ou d’établir des voies de communication bien définies pour ces interactions. En effet, comme il lui incombe de surveiller l’ensemble du système, la direction doit être tenue au courant de ces communications. Dans un contexte où les ressources sont souvent limitées, elle peut alors déterminer quelle serait la meilleure source d’information sur une question donnée ou même vérifier si les renseignements demandés ne seraient pas déjà compilés et disponibles. Cela lui permet aussi de présenter des données exhaustives et de les partager avec tous les membres du conseil, lorsqu’il est utile et pertinent de le faire.

LA PRÉSIDENTE OU LE PRÉSIDENT DU CONSEIL : UN LEADER PARMI DES LEADERS

Chaque année, les membres du conseil choisissent l’un d’entre eux comme leader. Le rôle de la présidence est décrit de façon relativement détaillée dans la Loi sur l’éducation, qui indique les attentes à son endroit en ce qui concerne les membres du conseil, la direction de l’éducation et la population du district. D’autres aspects de ce rôle sont déterminés par le conseil et précisent la nature des relations entre la présidente ou le président et ses collègues.

Les relations entre la présidente ou le président du conseil et la directrice ou le directeur de l’éducation

Ces deux leaders doivent communiquer entre eux fréquemment pour discuter de diverses questions, dont les suivantes :

  • Les points à mettre à l’ordre du jour du conseil, l’ordre dans lequel ils seront placés et les mesures recommandées pour chacun d’entre eux
  • Le rôle que jouera la directrice ou le directeur aux réunions du conseil et les modalités de participation de cadres supérieurs ou de consultants externes à ces réunions
  • Les genres de rapports que la directrice ou le directeur présentera au conseil et le rôle de la présidente ou du président pour lui communiquer les décisions du conseil
  • La façon de traiter les situations d’urgence qui pourraient survenir
  • Les relations avec les médias et le rôle de porte-parole du conseil qui incombe à la présidente ou au président
Les relations entre la présidente ou le président et les membres du conseil

Les membres du conseil entretiennent une relation collégiale très étroite avec la présidente ou le président. En élisant l’un des leurs à la présidence, ils se montrent confiants qu’il saura aider le conseil à s’acquitter de ses fonctions. Pour répondre à leurs attentes, la présidente ou le président doit :

  • Veiller à ce qu’ils disposent de l’information voulue pour avoir des discussions éclairées sur les points à l’ordre du jour
  • Partager sans délai avec eux les renseignements pertinents qui parviennent à son bureau sur les nouveaux enjeux concernant les écoles et la communauté
  • Garder le cap sur la mission, la vision, le plan pluriannuel et les politiques du conseil et faire preuve de leadership pour leur mise en oeuvre
  • Collaborer avec les autres membres du conseil au sujet du rôle de porte-parole du conseil (p. ex., lorsqu’un membre a des connaissances particulières sur une question)
  • Donner le ton aux réunions du conseil afin de favoriser le respect et un examen attentif des questions à l’étude
  • Faire en sorte que les réunions se déroulent efficacement et que tous les points de vue se fassent entendre
  • Faire preuve d’impartialité dans le traitement des affaires du conseil et dans ses relations professionnelles avec tous ses collègues
  • Conserver la confiance de tous ses collègues
  • Faire preuve de leadership relativement au perfectionnement professionnel des membres du conseil et veiller à ce que l’efficacité du conseil fasse l’objet d’examens à intervalles réguliers
  • Exercer un leadership pour ce qui est de favoriser des relations positives entre le conseil, la direction de l’éducation et les cadres supérieurs, s’il y a lieu

LE CONSEIL ET SES ÉLECTEURS

Quelles devraient être les attentes de la communauté?

Une responsabilité essentielle du conseil élu est de faire entendre la voix de la population au sujet de l’éducation financée par les fonds publics et d’incorporer le point de vue de la communauté dans ses objectifs concernant les résultats des élèves. Cela requiert la mise en place de mécanismes efficaces, transparents et accessibles afin de recueillir les avis de membres de la communauté pendant l’élaboration des politiques et des plans stratégiques.

La Loi sur l’éducation exige que les réunions des conseils soient publiques. Le conseil élu peut atteindre son objectif collectif de mieux faire connaître le système scolaire et d’accroître la confiance du public à son égard en encourageant les citoyens à assister à ses réunions et en attirant leur attention sur les questions qui y seront traitées. Il peut être proactif et utiliser divers moyens de communications, dont son site Web, pour laisser savoir à la communauté qu’une question particulièrement importante ou controversée sera étudiée. Il peut mettre de la documentation à la disposition des citoyens et, au besoin, tenir des séances d’information publiques. Si le conseil élu s’avère une source d’information crédible sur les questions difficiles, le public sera plus porté à l’écouter quand il aura de bonnes nouvelles à annoncer.

En plus d’interagir avec le public dans le cadre de ses réunions, un conseil peut établir des relations plus suivies avec la communauté en invitant les gens à siéger aux conseils d’école et au Comité de participation des parents et en favorisant le dialogue au moyen de groupes officiels consultatifs ou de liaison.

Dans leurs relations et leurs communications avec le public, les membres d’un conseil devraient toujours s’efforcer d’être :

  • honnêtes
  • clairs
  • calmes
  • alertes
  • préparés
  • proactifs

Tous les électeurs d’un conseil ont besoin et ont le droit d’être informés sur le contenu et les résultats de l’apprentissage des enfants. Ils ont aussi le droit de savoir comment leurs impôts sont dépensés et de participer aux discussions sur l’affectation des ressources en éducation dans leur communauté.

Ce que les conseils devraient savoir au sujet de leur communauté

Individuellement, les conseillères et conseillers scolaires peuvent très bien connaître le profil de leur propre communauté. Toutefois, pour qu’ils contribuent efficacement à la prise de décisions à la table du conseil, il importe qu’ils aient une vaste perspective des enjeux concernant la population de tout le territoire du conseil. Ils doivent notamment disposer de données démographiques, savoir quels problèmes touchent l’économie locale et connaître le point de vue des employeurs sur les connaissances que devraient avoir les élèves. Ces informations ont une incidence sur l’élaboration des politiques et l’établissement du plan stratégique pluriannuel. Elles peuvent apporter une aide précieuse aux conseils scolaires pour établir un dialogue avec la population et nouer des relations authentiques avec les communautés.

Liste de contrôle en matière de relations
  • Avons-nous une idée claire des rôles et responsabilités de toutes les parties?
  • Nos politiques concernant les conflits d’intérêts et notre code de conduite sont-ils à jour et inclus dans la trousse d’orientation des nouveaux membres du conseil?
  • Recevons-nous des plaintes de membres de divers groupes d’intervenants? Le cas échéant, y a-t-il des tendances qui devraient retenir notre attention (p. ex., une hausse du nombre de plaintes, une quantité disproportionnée de plaintes touchant une question ou un secteur en particulier)?
  • Comment fonctionnons-nous en tant que groupe aux réunions du conseil? Tout le monde a-t-il l’occasion de se faire entendre, et procédons-nous à une autoévaluation annuelle portant notamment sur notre dynamique de groupe?
  • Les conflits sont-ils constructifs, et les voix dissidentes sont-elles écoutées avec respect?

NOTES

La CSEO tient à exprimer sa reconnaissance aux nombreux conseils scolaires de l’Ontario dont elle a utilisé les pratiques efficaces pour élaborer ce module.


  1. R. Edward Freeman et Lisa Stewart, Developing Ethical Leadership.  ↩

  2. Stephen Covey, Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent.  ↩

  3. Jim Brown, The Imperfect Board Member.  ↩

  4. Adapté de NSBA, Becoming a Better Board Member.  ↩