PARTIE A : INTRODUCTION
La gouvernance et supervision efficaces des activités des conseils scolaires constituent une composante importante du travail des conseillères et conseillers scolaires. Les comités de vérification, tels qu’établis par le Règlement de l’Ontario 361 : 10 Comités de vérification, partagent la charge de cette supervision, en mettant l’accent sur l’information financière, les contrôles et la gestion des risques. Les comités de vérification s’appuient sur une équipe de vérificatrices et vérificateurs internes et externes pour donner leur avis sur l’exactitude et la totalité de l’information financière, vérifier l’efficacité des contrôles et contribuer à garantir une gestion appropriée de risques.
Les conseils scolaires travaillent avec des vérificatrices et vérificateurs internes et externes. Ces derniers ont un mandat qui leur permet d’examiner les processus financiers et non financiers d’un conseil scolaire. Elles/Ils effectuent principalement une vérification des états financiers d’un conseil scolaire, mais appliquent également des procédures de vérification spécifiques, comme l’exige le ministère de l’Éducation.
Le travail du comité de vérification est très important pour le rôle de conseillère et conseiller scolaire. Même si une conseillère ou un conseiller ne siège pas à un comité de vérification, il est très important qu’il s’intéresse aux rapports qui ressortent de ces réunions. Le travail du comité est un élément clé du rôle de surveillance global d’un conseil.
PARTIE B : COMITÉS DE VÉRIFICATION ET GESTION DE RISQUES STRATÉGIQUES
Aperçu
Les comités de vérification jouent un rôle clé en veillant à ce que les conseils scolaires disposent de contrôles internes solides, respectent le budget et la loi, produisent des rapports financiers et des divulgations exacts, adoptent des pratiques commerciales saines et favorisent une culture de comportement éthique.
Mise en place des comités de vérification
Afin de promouvoir une gouvernance efficace, la Loi sur l’éducation a été modifiée en 2009 pour exiger la création d’un comité de vérification dans chaque conseil scolaire de district de l’Ontario. Le Règlement de l’Ontario 361 : 10 Comités de vérification a été créé à la suite d’une consultation sectorielle. Le règlement énonce clairement tous les aspects des comités de vérification. Chaque conseil doit créer un comité de vérification au plus tard le 31 janvier 2011.
Que sont les comités de vérification?
Les comités de vérification sont des comités permanents du conseil exécutif prévus par la loi. Ils aident le conseil à superviser et à évaluer objectivement la performance des fonctions de gestion de risques, de vérification interne et de vérification externe du conseil scolaire.
Que fait un comité de vérification?
Les comités de vérification sont un élément clé de la structure de gouvernance d’un conseil scolaire, prévu par la loi. Ils assurent une surveillance en offrant des conseils et des recommandations objectifs au conseil sur la question de savoir si les processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle interne de l’organisation sont bien conçus et fonctionnent efficacement.
Les comités de vérification ont pour but de renforcer la confiance dans la manière dont le conseil scolaire gère ses ressources. Dans l’exercice de ses responsabilités de surveillance, ils doivent veiller à faire preuve de transparence et de responsabilité. Il est important de s’assurer que toute personne siégeant à un comité de vérification reçoit une formation officielle sur l’objectif et le mandat du comité, les questions générales à poser, les aspects de la gestion de risques liés à son rôle et les objectifs du conseil. Le comité de vérification doit également mettre en place un processus de formation continue pour ses membres.
Avantages d’un comité de vérification efficace
Lorsqu’un comité de vérification fonctionne efficacement, il offre une série d’avantages au conseil exécutif. Il s’agit notamment de l’amélioration des pratiques et des rapports financiers, d’une fonction de vérification interne solide et d’un processus de vérification externe robuste. Les conseils exécutifs peuvent également bénéficier d’une crédibilité accrue au sein de leurs communautés locales, à mesure que la confiance du public dans la gestion des fonds publics destinés à l’éducation se renforce.
Composition d’un comité de vérification
Les comités de vérification sont composés de membres du conseil exécutif ainsi que de personnes extérieures. Ces dernières sont des membres de la communauté qui ont une expérience en comptabilité, en gestion financière ou dans d’autres domaines pertinents qui leur permettent de comprendre les normes de comptabilité et de vérification applicables au conseil. Pour une plus grande indépendance, elles ne peuvent être employées par un conseil scolaire de district et ne doivent pas se trouver dans une situation de conflit d’intérêts (comme avoir un parent, un enfant ou un conjoint employé par le conseil).
Tous les membres du comité de vérification doivent être indépendants de la direction du conseil. Un comité de vérification efficace comprend des membres qui offrent un mélange approprié de compétences et d’expérience. Les membres doivent respecter le code de conduite du conseil scolaire et sont tenus de divulguer au comité tout conflit d’intérêts ou apparence de conflit d’intérêts.
La taille du comité varie en fonction de la taille du conseil exécutif. Le comité de vérification d’un conseil scolaire compte en moyenne cinq membres, dont au moins deux ne sont pas membres du conseil.
Il est recommandé que la direction de l’éducation, le cadre dirigeant de l’entreprise, le personnel concerné et la/le responsable régional(e) de la vérification interne assistent à toutes les réunions, et que la vérificatrice ou le vérificateur externe y assiste le cas échéant.
Compétences du comité de vérification
Les membres du comité de vérification qui ne sont pas membres du conseil exécutif doivent avoir une expérience en comptabilité, en gestion financière ou dans un autre domaine pertinent. En outre, lors du recrutement d’un membre du comité de vérification, le conseil exécutif doit rechercher des membres de la communauté faisant preuve de jugement et d’objectivité, d’un haut niveau d’éthique et de solides compétences en communication.
Comité de sélection et durée du mandat
Le conseil doit mettre en place un comité de sélection chargé d’identifier et de recruter des candidats(es) potentiels qui ne sont pas membres du conseil pour le comité de vérification. L’équipe de sélection doit être composée de la direction de l’éducation, du cadre supérieur du conseil et de la présidente ou du président du conseil exécutif. Pour garantir l’indépendance du comité de vérification, le personnel de vérification interne du conseil ne doit pas être impliqué dans le processus de sélection.
La durée du mandat des membres du comité de vérification est déterminée par le conseil scolaire, mais des durées maximales s’appliquent. La durée du mandat des non-membres ne peut excéder trois ans et celle des membres du conseil ne peut excéder quatre ans. Il convient d’envisager d’échelonner les mandats des non-membres du conseil afin de maintenir une certaine continuité. Les membres du conseil exécutif peuvent être réaffectés dans leurs fonctions, tandis que les non-membres du conseil ne peuvent être nommés que deux fois pour une durée totale maximale de six ans. À ce stade, le conseil exécutif est tenu de publier le poste afin d’identifier de nouveaux candidats potentiels. Le titulaire ne peut être réaffecté dans ses fonctions que si aucun candidat n’est identifié à l’issue de la procédure de publication. Les membres en fonction restent en poste jusqu’à ce que de nouvelles nominations soient effectuées. Les mandats sont considérés comme étant suffisamment longs pour assurer une bonne continuité, mais suffisamment courts pour permettre des nouvelles perspectives et idées.
Il est important de noter que les membres du comité de vérification qui ne sont pas membres du conseil exécutif ne sont pas rémunérés. Les membres du comité peuvent toutefois se faire rembourser leurs frais de déplacement et les dépenses liées au comité.
Rôle de la présidente ou du président du comité de vérification
La présidente ou le président joue un rôle clé dans l’efficacité du comité. Lors de la première réunion du comité de vérification de chaque exercice, les membres du comité élisent la présidente ou le président du comité pour l’année fiscale du conseil exécutif parmi les membres nommés au comité. Il est important de noter que tout membre du comité de vérification peut être présidente ou président ; il ne doit pas nécessairement être une conseillère ou un conseiller.
Dans le cadre de ses fonctions, la présidente ou le président doit avoir une bonne compréhension des responsabilités du comité de vérification et de la manière dont il soutient la structure de gouvernance et le travail du conseil exécutif. La présidente ou le président veillera également à ce que les membres du comité aient des connaissances à jour sur le conseil exécutif et ses activités. Elle ou il doit faciliter les discussions de manière que le comité traite les questions les plus importantes qui lui sont soumises. D’autres compétences utiles comprennent la capacité à planifier et à gérer les réunions du comité et à coordonner l’auto-évaluation annuelle du comité de vérification. La présidente ou le président doit entretenir des relations ouvertes et constructives avec les cadres supérieurs, les vérificateurs internes et externes et le conseil exécutif.
Pouvoirs du comité de vérification
Le Règlement 361/10 établit les pouvoirs d’un comité de vérification pour l’exercice de ses fonctions et de ses devoirs. Le comité a un accès illimité à la direction et aux employés du conseil exécutif ainsi qu’aux informations dont il a besoin pour s’acquitter de ses responsabilités. Il peut rencontrer ou exiger la présence de personnes aux réunions du comité pour fournir les informations ou les explications qu’il a demandées. Le comité de vérification a également le pouvoir d’exiger que la vérificatrice ou le vérificateur interne ou externe fournisse des rapports, ainsi que le pouvoir d’accéder à tous les dossiers examinés par les vérificatrices et vérificateurs internes et externes. Avec l’accord préalable du conseil exécutif, le comité peut faire appel à des conseillers juridiques, des comptables ou tout autre professionnel dont il a besoin pour s’acquitter de ses responsabilités.
Le comité de vérification peut également rencontrer l’équipe de vérification interne, la vérificatrice ou le vérificateur externe ou tout membre du conseil exécutif, en l’absence des autres membres du conseil.
Bien que le comité de vérification dispose d’un large pouvoir d’investigation, en fin de compte c’est le conseil exécutif qui dispose du pouvoir décisionnel. Toute recommandation résultant d’une enquête doit être approuvée par le conseil pour être mise en œuvre.
Réunions du comité de vérification
Au moins trois réunions du comité de vérification sont requises chaque année fiscale, la première réunion devant avoir lieu au plus tard le 30 septembre. La présidente ou le président du comité de vérification travaille avec les cadres supérieurs, le responsable régional de la vérification interne pour établir un plan de travail et des ordres du jour afin que le comité puisse s’acquitter de ses responsabilités.
Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres sont présents, mais au moins un membre ne faisant pas partie du conseil doit être présent. Les décisions sont prises par résolution et chaque membre dispose d’une voix. La présidente ou le président a le droit de voter une deuxième fois en cas d’égalité des voix.
Chaque conseil doit clairement définir sa politique et ses critères pour la tenue de réunions ouvertes ou fermées du comité de vérification. Ces critères sont déterminés par chaque conseil individuellement et doivent refléter les principes d’ouverture et de responsabilité. Comme indiqué ci-dessus, il est recommandé que le personnel concerné assiste à toutes les réunions.
Rapport au conseil et au Ministère de l’Éducation
Le Règlement de l’Ontario 361/10 exige qu’un rapport annuel soit soumis au conseil. Ce rapport doit contenir un résumé des travaux effectués par le comité et des questions abordées lors des réunions, une évaluation des progrès réalisés par le comité pour répondre aux observations et recommandations de la vérification, ainsi que les registres d’assiduité.
Le conseil doit également fournir un rapport annuel sur la vérification interne au ministère de l’Éducation. Le conseil doit fournir un résumé du travail effectivement réalisé par la vérification interne au cours de l’année, par rapport au travail prévu. Cela permet au ministère d’obtenir des informations sur l’utilisation de l’allocation de fonds pour la vérification interne. Sur la base du plan de vérification interne pluriannuel, le conseil doit également indiquer si des vérifications d’inscriptions sont prévus. Cela aidera le ministère à planifier ses propres vérifications d’inscriptions, dans le but d’éviter que les vérifications d’inscriptions par le ministère et les vérificatrices et vérificateurs internes régionaux aient lieu la même année.
L’inscription scolaire étant le principal facteur de financement d’un conseil scolaire, le ministère vérifie chaque année un échantillon de conseils.
Le rapport à soumettre chaque année au ministère doit être remis à une date fixée par le ministre, généralement le 15 janvier.
Il est important de noter que le ministère n’exige pas le plan de vérification complet, ni les résultats de la vérification.
Les six responsabilités principales des comités de vérification
Les comités de vérification ont des responsabilités dans six domaines principaux :
- Rapports financiers
- Contrôles internes
- Vérification interne
- Vérification externe
- Questions de conformité
- Gestion des risques
Responsabilité 1 : Rapports financiers
Chaque conseil scolaire a la responsabilité de préparer des états financiers consolidés. Le rôle du comité de vérification est d’examiner ces états financiers et, s’il le juge approprié, de recommander leur approbation au conseil.
Les comités de vérification ont également la responsabilité d’examiner les résultats de la vérification externe annuelle et de se pencher sur les difficultés que la vérificatrice ou le vérificateur externe a pu rencontrer dans l’exécution de son travail et sur tout changement important apporté au plan de vérification.
Le comité doit également examiner avec la direction de l’éducation, le cadre supérieur et la vérificatrice ou le vérificateur externe, toutes les questions que la vérificatrice ou le vérificateur externe est tenu de communiquer au comité de vérification en vertu des normes de vérification généralement reconnues. Ils doivent examiner avec la vérificatrice ou le vérificateur externe toute communication écrite entre la vérificatrice ou le vérificateur externe et la direction de l’éducation ou le cadre supérieur et sont tenus de demander à la vérificatrice ou au vérificateur externe si les états financiers des entités déclarantes du conseil, le cas échéant, ont été consolidés avec les états financiers du conseil.
Responsabilité 2 : Contrôles internes
Le système de contrôle interne d’un conseil scolaire est établi pour fournir une assurance raisonnable que les objectifs du conseil seront atteints. Un exemple simple de contrôle interne pourrait être l’exigence d’un bon de commande pour l’achat d’articles dépassant un certain montant.
Le comité de vérification a le devoir de :
- Examiner l’efficacité globale des contrôles internes du conseil
- Examiner la portée des comptes-rendus des contrôles internes du conseil par les vérificatrices ou vérificateurs internes et externes
- Discuter avec les responsables du conseil des risques financiers importants et des mesures prises pour surveiller et gérer ces risques
Il existe un certain nombre de ressources disponibles pour aider les comités de vérification dans leurs fonctions liées aux contrôles internes. Le comité de vérification reçoit des rapports des vérificatrices ou vérificateurs internes, qui contiennent des observations, des recommandations et des réponses du personnel du conseil, des plans d’action et des échéanciers. Le comité reçoit également le rapport annuel de la vérificatrice ou du vérificateur interne qui fournit une évaluation des processus de contrôle et de gestion des risques du conseil. En outre, les vérificatrices ou vérificateurs externes présenteront une lettre de recommandation qui contient les risques identifiés lors de la vérification.
Responsabilité 3 : Vérification interne
Le comité de vérification a le devoir de superviser le travail des vérificatrices et vérificateurs internes. Les équipes régionales de vérification interne rendent compte aux comités de vérification mis en place au sein des conseils scolaires de leur région.
En ce qui concerne la vérification interne, le comité de vérification d’un conseil a le devoir d’examiner les plans de vérification annuels et pluriannuels et de faire des recommandations au conseil exécutif pour l’approbation de ces plans. Le comité de vérification examine également les conclusions et les recommandations de la vérification interne ainsi que la réponse de la direction aux recommandations, tout en procédant à une évaluation du rendement du responsable régional de la vérification interne.
Responsabilité 4 : Vérification externe
Outre la supervision du travail des vérificatrices ou vérificateurs internes, le comité de vérification a également pour mission de superviser le travail de la vérificatrice ou du vérificateur externe du conseil. Le comité doit faire des recommandations au conseil sur le contenu du plan de la vérificatrice ou du vérificateur externe et sur toutes les modifications majeures proposées au plan. Le comité de vérification doit également procéder chaque année à une évaluation de son rendement.
En cas de désaccord entre la direction de l’éducation, le cadre supérieur et la vérificatrice ou le vérificateur externe au sujet de l’information financière, le comité de vérification doit s’efforcer de le résoudre.
Responsabilité 5 : Questions de conformité
Un comité de vérification a des devoirs liés aux questions de conformité du conseil. Il s’agit notamment d’examiner l’efficacité des systèmes du conseil pour contrôler le respect des exigences législatives et des politiques et procédures du conseil.
Il existe environ 200 lois qui imposent des responsabilités dans diverses situations (par exemple, la Loi de l’impôt sur le revenu, la Loi sur les normes d’emploi, la Loi sur la santé et la sécurité au travail, etc.). Les personnes chargées de la gouvernance du conseil exécutif sont tenues responsables en cas de non-conformité.
Le comité de vérification doit obtenir la confirmation de la direction de l’éducation et des agents de supervision du conseil que toutes les exigences légales sont respectées et doit recevoir régulièrement des mises à jour sur les questions de conformité.
Il se peut que des rapports soient reçus d’autres parties, telles que les régulatrices et régulateurs, et toute conclusion importante de ces rapports doit également être examinée.
En cas de non-conformité, le comité de vérification doit examiner toute mesure prise par le conseil pour y remédier.
Responsabilité 6 : Gestion des risques
Les comités de vérification ont un certain nombre de responsabilités liées à la gestion des risques au sein de leur conseil. C’est la responsabilité du comité de vérification de se tenir informé des risques importants pour le conseil scolaire. Le comité doit examiner les politiques du conseil en matière d’évaluation et de gestion des risques et évaluer les mesures prises par la direction de l’éducation et le cadre supérieur pour gérer ces risques.
Gestion stratégique des risques
La gestion stratégique des risques n’a pas de responsable universellement défini et constitue d’un outil de gouvernance et de gestion des risques utile pour les conseils exécutifs, les comités de vérification et la direction. Elle se veut une approche globale pour identifier, évaluer et gérer les risques qui pourraient avoir un impact sur la capacité d’une organisation à atteindre ses objectifs stratégiques. Pour les conseils scolaires de l’Ontario, la gestion stratégique des risques implique un processus structuré pour anticiper et se préparer aux risques et opportunités potentiels, améliorant ainsi la résilience opérationnelle et l’orientation stratégique du conseil scolaire.
Les principaux avantages de la gestion stratégique des risques pour les conseils scolaires de l’Ontario sont les suivants :
- Amélioration de la prise de décision : En comprenant les points forts et les points faibles de leurs pratiques de gestion des risques, les conseils scolaires peuvent prendre des décisions plus éclairées, ce qui renforce la confiance dans leurs choix stratégiques.
- Amélioration de la résilience opérationnelle : La gestion stratégique des risques aide les conseils scolaires à mieux anticiper et se préparer aux risques et opportunités majeurs, ce qui améliore leur capacité à réagir aux événements inattendus et à maintenir la continuité de leurs opérations.
- Une allocation efficace des ressources : Un cadre de gestion des risques stratégiques solide garantit que les ressources du conseil sont allouées de manière à répondre aux risques et opportunités les plus importants par rapport aux objectifs de son Plan stratégique.
- Une considération cohérente de l’incertitude : Un système facilite une approche cohérente de la prise en compte de l’incertitude par rapport au Plan stratégique pluriannuel, tel que défini par les conseillères et conseillers et les conseils scolaires. Cette méthode garantit que la gestion des risques est intégrée dans le processus de planification stratégique.
- Formation et sensibilisation : Un système doit inclure des outils et des ressources pour aider aux conseils scolaires à efficacement mettre en œuvre des pratiques de gestion stratégique de risques. Le système doit inclure des modules de formation et des vidéos pour sensibiliser et renforcer les capacités des conseillères et conseillers et du personnel.
Dans l’ensemble, la gestion stratégique de risques offre aux conseils scolaires de l’Ontario une approche proactive de la gestion de risques, leur permettant d’être bien préparés à atteindre leurs objectifs stratégiques tout en maintenant un haut niveau de résilience opérationnelle.
La gestion stratégique des risques, lorsqu’elle est correctement mise en œuvre et soutenue par les conseillères et conseillers scolaires ainsi que les cadres supérieurs des conseils scolaires, peut avoir des effets positifs dans toute l’organisation. En particulier, la gestion stratégique de risques offre les avantages suivants aux élèves des conseils scolaires de l’Ontario en garantissant un environnement d’apprentissage stable, sûr et favorable :
- Renforcement de la sûreté et de la sécurité : En identifiant et en atténuant les risques potentiels, les conseils scolaires peuvent créer des environnements plus sûrs pour les élèves. Les mesures de sûreté et de sécurité renforcées comprennent la sécurité physique, la cybersécurité et la préparation aux situations d’urgence.
- Amélioration de l’allocation des ressources : La gestion stratégique des risques garantit que les ressources sont allouées efficacement pour faire face aux risques et opportunités les plus importants. Une allocation appropriée des ressources signifie que les fonds et les efforts sont dirigés vers des initiatives qui profitent directement aux élèves, telles que les programmes éducatifs, la technologie et les installations.
- Résilience opérationnelle : En anticipant et en se préparant aux risques majeurs, les conseils scolaires peuvent maintenir la continuité de leurs opérations. La résilience garantit que l’éducation n’est pas perturbée par des événements imprévus, tels que des catastrophes naturelles ou des pandémies.
- Meilleure prise de décision : Grâce à une compréhension claire des risques et des opportunités, les conseils scolaires peuvent prendre des décisions plus éclairées qui ont un impact positif sur l’éducation et le bien-être des élèves. Des décisions plus éclairées et de meilleure qualité concernant l’élaboration des programmes d’études, les activités parascolaires et les services de soutien aux élèves ont des avantages directs sur les expériences et les résultats scolaires des élèves.
- Qualité constante de l’éducation : La gestion stratégique des risques aide aux conseils scolaires à maintenir un niveau d’éducation élevé en relevant les défis potentiels de manière proactive. Ce domaine d’intervention garantit que les élèves reçoivent une éducation cohérente et de haute qualité, indépendamment des facteurs externes.
- Soutien à l’innovation : En gérant efficacement les risques, les conseils scolaires peuvent créer un environnement qui soutient l’innovation et l’amélioration continue. Un environnement innovant permet l’introduction de nouvelles méthodes d’enseignement, technologies et programmes qui améliorent les expériences d’apprentissage des élèves.
Si elle est efficace, la gestion stratégique de risques contribue à créer un environnement plus stable, plus sûr et plus favorable pour les élèves et le personnel du conseil scolaire.
Le conseil exécutif a la responsabilité principale de surveiller les risques du conseil. Une partie de cette responsabilité est déléguée au comité de vérification par le biais de ses fonctions, comme le prévoit la législation. Le comité de vérification ne peut pas examiner chaque élément de risque en détail de manière continue, mais il a la responsabilité de :
- S’assurer que la direction a mis en place un système approprié de gestion de risques
- Assurer une surveillance efficace des risques par le biais de ses processus réguliers
PARTIE C : LA FONCTION DE VÉRIFICATION INTERNE
La fonction de vérification interne
La fonction de la vérification interne a comme objectif d’évaluer et d’améliorer les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance d’un conseil scolaire. La fonction vise à découvrir les lacunes en matière de contrôle, à prévenir le gaspillage, à rationaliser les processus et à aider à orienter les ressources d’un conseil scolaire vers les domaines présentant le plus de risques.
La structure régionale des équipes de vérification interne contribue à la réalisation des objectifs de la vérification interne. Dans toute la province, les équipes de vérification régionales sont regroupées en huit régions en fonction de leur situation géographique, avec une équipe de vérification francophone pour tous les conseils de langue française. Un conseil hôte est désigné dans chacune des régions pour superviser les exigences administratives de l’équipe de vérification régionale au nom des autres conseils de la région. Les conseils hôtes reçoivent des subventions pour couvrir les coûts opérationnels et administratifs associés.
Les vérificatrices et vérificateurs internes régionaux sont des employés de la commission scolaire hôte. Ils relèvent des comités de vérification de leur région, où ils fournissent des services de vérification interne à chaque commission scolaire.
Que font les vérificatrices et vérificateurs internes?
Les vérificatrices et vérificateurs internes travaillent avec la direction des commissions scolaires pour effectuer des vérifications qui fournissent un retour d’information sur les activités d’une commission scolaire.
Les vérificatrices et vérificateurs internes font des recommandations qui fournissent aux conseils scolaires des orientations pour améliorer leurs pratiques. Il appartient au comité de vérification d’accepter les recommandations et à la direction de les mettre en œuvre. Le suivi de la mise en œuvre des recommandations doit avoir lieu régulièrement lors des réunions du comité de vérification.
L’un des avantages du modèle de vérification interne régional est que l’équipe peut faciliter le partage des meilleures pratiques entre les conseils scolaires de la région et des huit régions.
Il est important de se rappeler que les vérificatrices et vérificateurs internes ne peuvent examiner qu’un aperçu des opérations d’un conseil et effectuer des tests sur la base d’un échantillon. Cela signifie que la portée du travail du vérificateur est limitée à un moment donné et que les vérificatrices et vérificateurs ne peuvent fournir une assurance à 100 %.
Que vérifient les vérificatrices et vérificateurs internes?
En travaillant avec les conseils scolaires, les équipes de vérification interne apportent une diversité de compétences et de connaissances qui peuvent ajouter une revue efficace des opérations d’un conseil scolaire. Les domaines examinés peuvent inclure n’importe quel domaine fonctionnel au sein d’un conseil (c’est-à-dire les ressources humaines, les installations, l’enseignement et les écoles, les services administratifs, le transport, les technologies de l’information et les communications).
Les vérificatrices et vérificateurs internes offrent un large éventail de services de soutien. Ils peuvent par exemple aider un conseil à identifier et à planifier la mise en œuvre de pratiques exemplaires en matière de recrutement et d’embauche, à identifier les possibilités de favoriser une communication efficace dans l’ensemble du district, et à suggérer des améliorations aux programmes de cybersécurité ou de santé et de sécurité, etc.
Les clés d’une fonction efficace de vérification interne
Le facteur le plus important pour garantir l’efficacité des services de vérification interne est le soutien solide de la direction de l’éducation et de l’équipe de direction. Il est essentiel d’aider les équipes régionales de vérification interne à atteindre leurs objectifs d’assistance aux conseils et de formulation de recommandations utiles. La direction du conseil scolaire doit communiquer régulièrement avec son équipe régionale de vérification interne et assister aux réunions du comité de vérification, s’il y a lieu, afin d’établir une relation de travail solide. La direction de l’éducation et le cadre supérieur doivent assister à chaque réunion.
La création d’un mandat ou d’une charte officielle de l’équipe régionale de vérification interne, qui accorde un accès illimité aux activités du conseil scolaire, est également essentielle à l’efficacité de la fonction de la vérification interne. Le mandat ou la charte doit définir son objectif, son autorité et sa responsabilité. Il doit être signé par la direction de l’éducation, la ou le président(e) du comité de vérification et la ou le responsable régional(e) de la vérification interne, et doit être révisé régulièrement.
Un personnel de vérification interne objectif et hautement qualifié est également essentiel. Le personnel de vérification doit faire preuve d’impartialité, éviter les conflits d’intérêts et respecter les normes professionnelles de la vérification.
Les recommandations de la vérification interne peuvent aider les conseils scolaires à réaliser des économies et à rationaliser les processus. La fonction de la vérification interne indépendante fournit également au vérificateur général et à l’ombudsman provincial un niveau raisonnable d’assurance concernant le secteur de l’éducation.
Les vérificateurs internes soutiennent le travail des conseillères et conseillers scolaires et des conseils scolaires en renforçant la confiance du public dans le secteur, car ils assurent une responsabilité et une transparence objectives qui démontrent que le conseil gère efficacement ses ressources.
PARTIE D : VÉRIFICATION EXTERNE
Le ministère de l’Éducation est le principal utilisateur des états financiers d’un conseil scolaire. À ce titre, bien que les informations contenues dans les états financiers d’un conseil scolaire soient généralement présentées conformément aux normes du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public, les relevés peuvent être modifiés selon les spécifications du ministère de l’Éducation. Les états financiers sont préparés par le personnel du conseil scolaire, puis vérifiés par un cabinet de vérification externe engagé par le conseil scolaire.
Les vérificatrices et vérificateurs externes jouent un rôle crucial pour assurer l’intégrité financière et la responsabilité du conseil. Les principales responsabilités d’une vérificatrice et vérificateur externe comprennent :
- Vérifications des états financiers
- Conformité et gestion de risques
- Interaction avec le comité de vérification
- Rapports et recommandations
Vérifications des états financiers
Les vérificatrices et vérificateurs externes effectuent des vérifications annuelles des états financiers du conseil scolaire conformément aux normes de vérifications canadiennes généralement acceptées. Ils fournissent un avis indépendant sur la question de savoir si les états financiers présentent une image fidèle, à tous les égards importants, de la situation financière et du rendement du conseil.
Conformité et gestion des risques
Les vérificatrices et vérificateurs externes évaluent l’efficacité des contrôles internes de la commission scolaire, la conformité aux lois et règlements pertinents et les processus de gestion des risques. Cette évaluation comprend l’évaluation de l’exactitude des états financiers, de l’efficacité des contrôles internes et du respect par la commission scolaire de toute directive financière spécifique établie par le ministère de l’Éducation. En outre, les vérificatrices et vérificateurs externes peuvent appliquer des procédures spécifiques requises par le ministère.
Interaction avec le comité de vérification
Les vérificatrices et vérificateurs externes travaillent en étroite collaboration avec le comité de vérification du conseil scolaire, qui est chargé de superviser les rapports financiers, les contrôles et la gestion de risques du conseil. Les vérificatrices et vérificateurs externes fournissent au comité de vérification un plan annuel pour la vérification des états financiers, puis rendent compte des résultats de la vérification une fois celui-ci terminé. Ils peuvent également assister à certaines réunions du comité de vérification afin de s’assurer qu’ils sont informés des points importants soulevés lors des réunions.
Rapports et recommandations
Après avoir terminé la vérification des états financiers, les vérificatrices et vérificateurs externes présentent leurs conclusions et leurs recommandations au comité de vérification. Ils répondent à toutes les questions qui peuvent se poser et fournissent des informations pour améliorer les processus et les contrôles financiers.